Savoir accueillir au bureau

La communication s’exprime par tous les pores de l’entreprise et le savoir-vivre consiste à savoir la maîtriser, la manipuler même. Dans le monde du signifiant et du signifié, il y a toute une gestuelle qui s’ajoute aux mots.
L’accueil, en général, est un moment privilégié pour s’exprimer et augurer d’un ton relationnel favorable. Inutile de focaliser sur les uniformes ou le sourire des hôtesses d’accueil si, dès qu’elles vous ont annoncé, elles vous oublient instantanément et poursuivent tranquillement une conversation personnelle entre elles ou au téléphone. Selon les cas, on saura tout sur leur salaire ou sur l’ulcère de leur conjoint.

De nombreuses entreprises ont adopté la bonne habitude d’envoyer chercher leurs visiteurs à la réception ou à l’étage. C’est parfait à condition de ne pas être accompagné par une gardienne de prison qui vous précède dans l’indifférence la plus totale ou qui, au contraire, vous prend à témoin de sa popularité en s’arrêtant pour dire un petit mot à toutes ses semblables des secrétariats ayant pignon sur le couloir.

L’accueil
? la réception, l’attente ne devra jamais excéder une dizaine de minutes au pire. Si tel est le cas, on offrira de la lecture après avoir précisé le motif du délai. Recevoir quelqu’un, c’est aller au-devant de lui dans tous les sens du terme et, encore une fois, on s’aperçoit que faire preuve de courtoisie, c’est aussi faire preuve d’efficacité. Bousculer, rudoyer, élever la voix est non seulement désagréable mais constitue également un témoignage d’impuissance et une incapacité à maîtriser la situation.

Cet accueil de l’entreprise se poursuit dans le bureau de chacun des collaborateurs qui prend le relais de ce flambeau symbolique.

Les règles d’or
> Se lever lorsqu’un visiteur pénètre dans votre bureau.
> Désigner sa place à votre visiteur et si possible venir s’asseoir à côté de lui, sans rester derrière son bureau.
> Interrompre la communication téléphonique en cours (prendre le temps de s’en excuser avant d’abréger).
> Prévenir votre interlocuteur si vous devez recevoir une communication dans la demi-heure qui suit.
> Annoncer dès le départ le temps imparti au rendez-vous.
> Choisir préalablement l’endroit où se déroulera le rendez-vous.
> Prévenir qu’on ne doit pas vous déranger pendant votre rendez-vous, sauf urgence clairement spécifiée.
> Se conformer à la démocratie d’entreprise quel que soit son statut hiérarchique.

> Fermer son portable.
> Préparer les documents nécessaires à l’entrevue.
> ?tre affable : tout visiteur mérite un minimum de chaleur lorsqu’on le reçoit.
> Prévenir à l’avance ceux qui devront assister à l’entretien.
> S’en tenir aux modalités prévues pour une réunion et ne pas se retrouver seul devant un visiteur qui a prévu une présentation pour dix personnes !
> Le remercier de s’être déplacé jusqu’à vos bureaux.
> Prendre les documents que l’on vous remet et annoncer qu’on les lira attentivement après l’entretien.
> Raccompagner le visiteur jusqu’à l’ascenseur et, dans certains cas, l’accueil.

? éviter absolument!
> Lever les yeux et poursuivre ses occupations avec un petit sourire.
> Déblayer de la main une chaise encombrée et s’installer dans une position dominante.
> Continuer à téléphoner en indiquant du geste au visiteur de s’asseoir.
> Recevoir dans un capharnaüm. Ceci donnera l’image de quelqu’un de débordé et de désorganisé.
> Regarder sa montre toutes les dix minutes en manifestant de l’impatience.
> Ouvrir toutes les portes, suivi(e) de votre visiteur, pour savoir «où l’on pourrait bien se mettre».

> Répondre aux appels…
> Ne pas afficher ostensiblement des privilèges dus à la hiérarchie; par exemple, chasser les occupants de la salle de réunion sous le prétexte implicite qu’ils sont moins importants.
> Fouiller partout pour retrouver un papier devant votre visiteur.
> S’enfoncer dans son fauteuil en aboyant un « Je vous écoute» péremptoire.
> Convoquer impérativement des collaborateurs non avertis.
> Avertir votre visiteur, une minute avant d’entrer en salle de réunion, du nombre de personnes qui l’attendent.
> ?tre déjà «ailleurs» au moment où il prend congé.
> Prendre connaissance d’un document en poursuivant la conversation.
> Prendre congé en faisant mine de se lever et se replonger avec zèle dans une autre activité.