Apprenez à noter vite et bien

la prise dénotés en réunion impose un effort de rigueur.

Pour se faciliter la tâche, la personne chargée de rédiger le compte rendu demandera un ordre du jour. Cela obligera L'animateur à être plus rigoureux ensuite, lors du brainstoming.


Vous passez des heures à rédiger les comptes rendus de vos réunions de service ? Vous avez du mal, lors d’une rencontre avec un candidat ou un client, à prendre des notes tout en animant l’entretien ? Etre capable de noter vite et bien est un atout de poids dans la vie professionnelle. En particulier pour ceux qui courent de réunions en présentations. L’objectif n’est pas de retranscrire tout ce qui se dit - c’est impossible et inutile -, mais d’être sélectif. Un exercice plus diff?cile qu’on le croit : il demande une écoute active, de la concentration et un peu de méthode. Voici comment prendre rapidement et sans effort des notes lisibles et facilement exploitables.

Soignez la phase préparatoire et familiarisez-vous avec le sujet

Première question à vous poser : «A qui s’adressent mes notes ?» Sont-elles destinées à votre seule personne ou à un tiers qui n’a pas suivi le débat ? «Demandez-vous ensuite si votre objectif est de compléter une documentation personnelle ou de favoriser la prise d’une décision importante

Vous serez également plus efficace si vous vous êtes familiarisé avec le sujet. Difficile, en effet, de noter rapidement si l’on ne maîtrise ni le thème abordé ni le vocabulaire employé. Pour ne pas buter sur un terme technique, une référence ou du jargon professionnel, appuyez-vous sur l’ordre du jour, lisez les comptes rendus des réunions précédentes. Puis préparez un canevas qui servira d’ossature à vos notes. la méthode dite «de résolution de problèmes» convient la plupart du temps. Dans un tableau, tracez des colonnes sous les intitulés suivants : problème, diagnostic, solutions, plan d’action. Vous n’aurez plus qu’à les remplir au fil des échanges. D’autres entrées sont possibles : par thématiques, par exemple. Pour cela, identifiez les idées susceptibles d’être abordées. «Cette démarche est tout aussi utile lors d’un entretien en face à face, poursuit-il. Il est essentiel de garder un contact visuel avec son interlocuteur, et remplir une grille préétablie évite d’avoir les yeux rivés sur ses notes.»

Côté support, les feuilles volantes sont préférables au cahier ou au bloc-notes. Mais datez-les et numérotez-les au fur et à mesure. N’utilisez que le recto (il sera plus facile, lors de la relecture, d’avoir
une vue d’ensemble). Et prévoyez une page par thème plutôt que de tout noter de manière linéaire.

Séquencezle processus pour rester concentré

«La prise de notes exige de mener de front plusieurs activités : écouter, comprendre et retranscrire». L’écoute, à elle seule, est une étape difficile parce qu’il faut enregistrer ce que dit la personne et non l’interpréter. «comme la pensée va plus vite que la parole, on a tendance à anticiper ce qui va être énoncé.» Pour éviter que la prise de notes soit parasitée par nos propres réflexions, essaye d’écrire les commentaires qui nous viennent à l’esprit dans la marge. Prenez aussi le temps de saisir la logique de là démonstration, pour mieux faire le tri entre ce qui est important et ce qui l’est moins. L’avantage de ce rythme binaire (écoute/écriture) est qu’il stimule la concentration. En notant tout, au contraire, vous allez passer en pilotage automatique, écrire sans réfléchir et vous fatiguer très vite.

Pour vous entraîner, retranscrivez le contenu d’un débat à la radio. Mettez vos notes de côté pendant deux jours puis analysez-les. Sont-elles lisibles? Qu’en retenez-vous? Deux ou trois séances de trente minutes suffisent pour progresser.

Adoptez une technique d'abréviation efficace

Si notre vitesse d’élocution est de 150 mots par minute en moyenne, nous écrivons nettement plus lentement (de 30 à 40 mots par minute). Dans les réunions où un compte rendu exhaustif est nécessaire, le recours aux abréviations s’impose donc. Dans «La Prise de notes efficace» (Dunod), on recommande la technique Meras qui s’appuie sur les lettres de l’alphabet. Les mots les plus courants sont représentés par des symboles, les autres résumés à leurs consonnes et à certains sons. Vous pouvez aussi adopter vos propres abréviations. Mais pensez alors à indiquer dans la marge la signification de celles que vous employez pour la première fois.

Ce type d’écriture rapide doit cependant être utilisé avec modération, surtout si la prise de notes est longue. Concentrez-vous plutôt sur ce qui est indispensable à la compréhension : les mots-clés ; les données difficiles à retenir (chiffres, noms et dates) ; les mots de liaison, qui articulent le raisonnement et hiérarchisent les idées; les formules chocs, qui favorisent la compréhension et la mémorisation.

La prise de notes sur ordinateur peut aussi être efficace, notamment pour ceux qui ont du mal à se relire. Sur Word, dans «Outils» (Mac) ou «Insertion» puis «Insertion automatique» (PC), la fonction «Correction automatique» permet d’enregistrer des abréviations qui seront directement traduites par les mots qu elles désignent. Dans «Remplacer», tapez l’abréviation, et dans «Par», le mot complet. Votre ordinateur fera automatiquement la conversion.

Prenez le temps de survoler et de compléter vos notes

Rien de pire que de se retrouver face à des notes illisibles. Pour éviter cela, soignez la présentation : aérez, pensez à faire des schémas, parfois plus clairs, et à sauter une ligne pour pouvoir ajouter des commentaires ou des précisions. Une fois la prise de notes terminée, prenez un moment pour les survoler et, au besoin, les compléter. Demeurez dans la salle où s’est tenue la réunion, vos souvenirs y seront plus frais, et questionnez directement l’orateur ou les autres participants sur les points restés obscurs. Enfin, retranscrivez vos notes au plus tard dans les quarante-huit heures. Elles jouent un rôle de support pour la mémoire courte. Elles doivent donc être exploitées avant que celle-ci ne s’estompe. ?


A retenir
> L'exercice exige de faire plusieurs choses à la fois : écouter, comprendre ce qui est dit et le retranscrire.
> Focalisez-vous sur ce qui est indispensable à la compréhension : mots-clés, principales articulations, etc
> Retranscrivez vos notes dans les quarante-huit heures