A distance, une réunion peut se révéler encore plus productive que dans une salle classique. Encore faut-il entretenir l’intérêt des participants cachés derrière leurs écrans.
Se réunir à distance sur Internet fait gagner un temps précieux à tous les participants. Mieux, cela se révèle même parfois plus productif qu’une réunion classique. Techniquement, il n’y a rien qu’on ne puisse faire derrière un écran. Les logiciels de réunion en ligne sont capables de diffuser une présentation Powerpoint, et proposent à tous les intervenants d’écrire en même temps sur un tableau blanc virtuel. Ceux-ci se voient, échangent (vocalement ou bien grâce à une messagerie instantanée) et partagent des documents. Et comme les échanges sont enregistrés, les absents et les retardataires bénéficient d’une session de rattrapage.
Nous avons choisi ici de détailler l’utilisation de la solution Webex Meetings de Cisco, parce qu’elle est la plus répandue dans les entreprises et que son maniement est simple : il s’agit d’un logiciel sur Internet, ne nécessitant aucune installa¬tion. Un abonnement suffit. Comptez 19 et 38 euros par mois pour mener des réunions respectivement de huit personnes et de 25 personnes. Webex est même gratuit pour trois participants au maximum, avec toutefois une qualité de visioconférence dégradée.
1 Prévenez les invités plus d’une semaine à l’avance
Pour préparer votre réunion, allez sur le site Meet.webex.com. Entrez vos identifiants, cliquez sur le bouton Créer une réunion, précisez la date et conviez les participants de votre choix en indiquant leur adresse de messagerie dans la liste prévue à cet effet. Plus il y a de personnes concernées et plus elles sont éloignées géographiquement, plus vous devez vous y prendre à l’avance afin de concilier les agendas avec d’éventuels décalages horaires.
Les participants recevront une invitation par courriel, contenant un lien vers la salle de réunion virtuelle, et un mot de passe. L’e-mail crée aussi un événement dans le calendrier de ses destinataires. Sur iPhone et iPad, il existe une application qui fait sonner l’appareil à l’heure dite. Il suffit à l’utilisateur de décrocher pour être automatiquement connecté à la salle virtuelle.
2 Préparez les documents de travail à partager
Au moment de lancer la réunion, choisissez sur votre disque dur le document que vous allez présenter.
La salle de réunion virtuelle s’affiche de la même façon pour tous les participants. Le fichier que partage l’organisateur apparaît sur toute la surface de la fenêtre de votre navigateur, à l’exception d’une marge à droite qui liste les participants présents, et propose une zone de messagerie instantanée. Seul l’organisateur accède aux commandes pour faire défiler le document et y montrer ce qu’il veut à l’aide du pointeur de la souris. En haut de la fenêtre, il dispose de boutons pour montrer son pointeur, détourer, dessiner, taper du texte... En haut à droite, se trouve le bouton d’enregistrement de la réunion en vidéo.
3 Organisez la prise de parole à tour de rôle
Chacun doit avoir un casque et un micro pour écouter et intervenir lors de la présentation. Evitez de vous servir des haut-parleurs de votre ordinateur, qui généreraient un bruit de fond pénible. Fixez les règles :
chaque participant se tait tant qu’il n’a pas été invité à prendre la parole. Les retardataires s’abstiendront de dire bonjour.
Les intervenants ont à leur disposition une série de boutons au-dessus de la zone de messagerie instantanée: lever le doigt, approuver, désapprouver, demander d’aller plus vite ou moins vite, et afficher des smileys. Chaque action fera apparaître un pictogramme à côté de son nom. Ce dispositif ludique est le moyen de maintenir l’attention en éveil. Pour s’assurer que chacun suit, multipliez les interactions : « Est-ce que tout le monde a bien compris?» «Voulez-vous que j’aille moins vite?»... Une absence de réponse vous révélera immédiatement les distraits.
La zone de messagerie vous servira à rédiger des messages destinés à tous. Vous avez aussi la possibislité d’autoriser l’échange privé entre participants, en cochant une opstion du programme, mais c’est à vos risques et périls ! La webcam est optionnelle. D’ailleurs, il est conseillé de ne l’activer qu’à la fin de la réunion, lors des questions-réponses. L’image des collègues peut, en effet, détourner l’attention de la présentation en cours. Il suffit de cliquer sur le bouton en forme de caméra près de votre nom pour montrer ou non votre visage.
4 Menez un brainstorming grâce au tableau blanc
Il existe cependant un cas où l’usage de la webcam est vivement recommandé : c’est lorsque vous exploitez la fonction Tableau blanc. Ce mode, à choisir d’emblée en lieu et place du document partagé, s’avère idéal pour animer un brainstorming. Au départ, vous êtes seul à pouvoir écrire et dessiner dessus. Puis, vous inviterez les membres de la réunion à intervenir tour à tour, en cliquant pour cela sur la puce à côté de leur nom. Chacun disposera de sa propre couleur.
Toutes les interventions sur le tableau blanc se font au moyen des boutons situés en haut de la fenêtre. Ils sont identiques à ceux mentionnés précédemment pour manipuler et annoter une présentation Powerpoint.
5 Diffusez vidéos et documents dans le cloud
La vidéo de la réunion telle que vous l’avez vécue devant votre écran, ainsi que le Powerpoint ou le PDF présenté ou le tableau blanc sur lequel vous avez travaillé, sont automatiquement enregistrés sur le site de Webex, dans la rubrique Fichiers. Libre à vous, ensuite, de regarder ces documents en ligne, de les télécharger ou d’envoyer un lien aux participants afin qu’ils fassent de même. Les tableaux blancs sont enregistrés au format .ucf. Si vous voulez les télécharger, vous pourrez les ouvrir, et même les éditer sur votre PC, avec le logiciel Powerpoint.
TROIS ERREURS ? NE PAS COMMETTRE
Découvrir l’outil le jour J. Des bugs en cours de présentation risquent de ternir votre réputation auprès de vos clients et/ou partenaires. Faites une répétition en Interne avant le Jour J.
Envoyer le PowerPoint avant la réunion. L’auditoire sera moins attentif à un document dont II aura déjà pris connaissance.
Trop charger votre présentation. Des personnes assistant à la réunion depuis leur smartphone ne liront pas correctement les transparents trop denses, comportant beaucoup de texte.
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