Les meilleures techniques pour réduire vos coûts d'impression

1. Définissez vos options d'impression par défaut
Il est important d'adapter les paramètres d'impression à la situation dans laquelle vous vous trouvez. Un document interne n'aura pas besoin d'être de la même qualité qu'une publication à l'intention de partenaires ou d'actionnaires. Dans Windows 7, cliquez sur l'icône Démarrer, en bas à gauche, puis sur Périphériques et imprimantes. Un double-clic sur le nom de celle qui est installée permet d'accéder à l'option Ajuster les paramètres d'impression.

Choisissez par défaut la qualité brouillon. Si un futur utilisateur a besoin d'une sortie en haute qualité, pour un document commercial par exemple, il devra le préciser. De la même manière, régler l'impression sur l'option niveaux de gris limitera le nombre de sorties en couleur, dont le coût est plus élevé. Enfin, lorsque c'est possible sur votre matériel, activez Economie d'encre et Ne pas imprimer de pages vierges.

Vous pouvez également sortir vos documents de travail sur le verso de feuilles déjà utilisées, déposées dans un bac spécial que vous indiquerez comme étant celui par défaut de l'imprimante. Vous utilisez des feuilles vierges ? Adoptez alors le recto verso.

D'après une étude Greencloud datant de 2010 et portant sur 22 000 pages, 40 % seulement des imprimés font plus d'une page, dont la moitié est constituée de documents de deux pages. Enfin, regardez attentivement quels sont les profils d'impression qui sont proposés sur votre machine. Choisissez celui qui vous semble le plus propice aux économies, ou créez-en un qui tienne compte des recommandations ci-dessus.

2. Adoptez les astuces de mise en page des radins
Quand votre travail est à usage interne, recherchez l'efficacité avant l'élégance. En supprimant les bordures, vous gagnerez de la surface sur la page et donc vous consommerez moins de papier. Quand vous avez besoin d'imprimer un fichier Powerpoint pour le relire, sachez que vous pouvez placer plusieurs diapositives sur une seule feuille (à partir de la version 2010 du logiciel). Pour cela, cliquez sur Imprimer dans l'onglet Fichier, puis sur la fenêtre Diapositives en mode page, dans le bloc Paramètres. Déterminez ensuite le nombre de diapositives (d'une à neuf) que vous souhaitez sur un simple recto.

Autre truc : en cliquant sur la fenêtre Couleur, vous avez la possibilité de choisir les options Nuances de gris ou Noir et blanc intégral. La seconde économise les encres de couleur, puisque seul le texte ? la légende, en général ? est alors imprimé dans un cadre occupant la place de l'image.

De la même façon, dans Word (toujours à partir de la version 2010), vous pouvez imprimer de 1 à 16 pages sur un document A4 ! Mais en regrouper deux en mode recto verso, soit quatre par feuille de papier, représente déjà un bon compromis, tout en permettant de lire le texte sans avoir besoin d'une loupe. Pensez aussi à diminuer la taille des caractères pour réduire la pagination.

Sachez, à ce propos, que même le choix de la police a son importance. Tahoma et Franklin Gothic se révèlent ainsi parmi les plus gourmandes en encre. Préférez Ecofont, une police dont les caractères sont constellés de petits trous, donc moins denses, que vous utiliserez pour vos brouillons en corps 10 ou 11.

3. Passez aux cartouches rechargeables
En lieu et place des cartouches d'encre d'origine, dont les prix sont élevés, on peut sans risque approvisionner son imprimante jet d'encre avec des consommables compatibles. Conçus par des tiers, ils sont de 30 à 60 % moins chers. Ceux dits rechargés (qui peuvent coûter jusqu'à moitié prix) sont d'anciennes cartouches usagées et recyclées, c'est-à-dire vérifiées et reremplies en encre de qualité. Il est tout à fait possible de faire cette opération vous-mêmes. Mais sachez que cela vous demandera une manutention difficilement envisageable en entreprise.

Utilisateurs d'imprimante laser, vous avez, vous aussi, la possibilité de vous procurer des toners d'impression rechargés ou remanufacturés. Si leur compatibilité avec votre appareil est bien vérifiée, ils assurent une impression de même qualité que ceux d'origine. Nous vous recommandons le site E-encre.com, où vous trouverez un dossier très complet sur ce sujet.

4. Utilisez un logiciel d'optimisation
Des programmes téléchargeables et gratuits assurent des impressions optimisées en agissant sur différents paramètres. Lorsque vous installez Cleverprint, ce logiciel apparaît comme une nouvelle imprimante accessible dans le menu Imprimer. En le sélectionnant, vous ouvrez une fenêtre de réglage riche en options : réunir plusieurs pages sur une seule feuille de papier, enlever graphiques et marges, ou même enregistrer votre document au format image (BMP, GIF, JPeg…) ou PDF, afin de ne pas avoir à l'imprimer du tout.

Autre logiciel malin, Inksaver repère le modèle de votre imprimante et vous permet d'utiliser un curseur représentant la baisse de consommation d'encre, gradué de 0 à 75 %. Pour chaque variable, les économies réalisées s'affichent en euros ! Afin de vérifier la qualité d'impression, cliquez sur Print Sample Page, observez le résultat et déterminez les gains possibles en fonction de vos besoins.

Green Cloud Printer est, lui aussi, un pilote d'imprimante virtuelle utilisable pour tous vos documents. Traduit en français, il propose de voir l'ensemble du document à imprimer sur une seule fenêtre. Vous pouvez alors supprimer les pages inutiles, en rassembler deux ou quatre sur une seule feuille, choisir l'impression recto verso (si votre matériel le permet) ou l'option Niveaux de gris… La version pro qui, elle, est payante (27 euros hors taxes) ajoute la visualisation de la consommation de papier et le calcul des économies réalisées par jour, semaine ou mois.

5. N'imprimez que le texte d'un site Web
Deux outils en ligne ont été conçus afin d'optimiser les impressions de page de sites Internet. Ils “ nettoient ” la page en vous débarrassant de toutes les fenêtres étrangères au texte que vous souhaitez conserver. Printwhatyoulike est un site en anglais, complet et facile d'utilisation. Dans la fenêtre blanche cernée de bleu, tapez (ou copiez-collez) l'adresse du site qui comporte le texte que vous désirez imprimer, puis cliquez sur Start. La page ciblée devient alors l'équivalent d'un document Word, que vous pouvez remaquetter à votre convenance.

Sur la gauche, une colonne vous invite à masquer d'un simple clic l'arrière-plan, toutes les images ou encore les marges. Chaque zone de la page s'encadre en rouge lorsqu'on passe la souris dessus. Un clic gauche fait alors apparaître un menu qui propose d'isoler, de supprimer, d'agrandir, de retailler, d'enregistrer la zone ou bien de sélectionner une partie de celle-ci. Une fonction parfaite pour ne garder que l'essentiel. Lorsque vous êtes satisfait du résultat, cliquez sur Print dans cette colonne de gauche.

Printfriendly, également en anglais, fonctionne sur le même principe. Mais il est encore plus radical. Lorsque vous avez indiqué l'adresse du document Internet dans la fenêtre blanche entourée de vert, celle-ci se retrouve à l'état de squelette : seule reste une mise en page minimale.

A partir de cette version, vous ne pouvez qu'enlever des éléments. Il suffit de passer la souris dessus pour qu'apparaisse l'option Cliquer pour supprimer. Lorsque le ménage est fait, vous avez le choix entre sélectionner, en haut de la page, Imprimer une version papier, ou PDF, pour une impression virtuelle. Enfin, il vous est possible d'envoyer ce texte par courriel.

6. Diffusez les bonnes pratiques en interne
Il est important de sensibiliser, voire de former les utilisateurs à ce qu'on peut appeler “ l'impression intelligente ”. Mettre en place un outil de statistiques peut se révéler une bonne façon de marquer les esprits. Il fournit des éléments concernant la fréquence d'impression suivant la période, le nombre de documents envoyés sur chaque imprimante, combien de pages les composent, le nom des utilisateurs, etc.

Multiprint est un de ces utilitaires. Ce logiciel de gestion des impressions fonctionne sous Windows et Unix, et sur toutes les technologies existantes : fax, imprimantes laser ou à jet d'encre… Parmi les différents modules qu'il propose, l'un d'entre eux, Multistat, est capable d'établir des statistiques. Celles-ci, largement diffusées, mettront en évidence le coût d'impression par service et par utilisateur.

Elles aideront ainsi à créer les règles destinées à les réduire : redirection de certains travaux vers des matériels plus économiques, nombre maximal de pages par travail d'impression par équipement, recours systématique au recto verso, utilisation limitée de la sortie couleur… Et la facture de vos cartouches ne se transformera plus jamais en coup de fusil !

Choisissez la gestion électronique de documents

Il existe une autre manière de rendre un document lisible par tous : l'impression virtuelle. Le format PDF, de loin le plus répandu, est facile à transmettre, par courriel ou sur une clé USB. Il est lisible sur la majorité des terminaux, mobiles ou non et facilement archivable. Vous pouvez intervenir dessus à plusieurs, en direct ou non, grâce aux nombreuses solutions de travail collaboratif existantes.

Mais le must reste la mise en place d'un logiciel de gestion électronique des documents (GED). Il sert pour la numérisation des documents papier, leur classement, leur stockage et leur diffusion. Idem pour ceux créés au format numérique. Une GED peut faire économiser jusqu'à plusieurs dizaines d'euros par client et par an, pour un investissement amorti dans les six à neuf mois suivant l'installation dans des secteurs comme la banque ou l'assurance. Le site Ged.prestataires.com regroupe de nombreuses informations à ce sujet, ainsi que des liens vers des fournisseurs.