Metier: coordonnateur au service à la clientèle

Son rôle

suivre, coordonner et approuver le travail à toutes les étapes de production ; point de jonction entre le client, le représentant et le service de production.

Ses fonctions et ses tâches

1 Diriger et coordonner les commandes transmises par les représentants ou par les clients.
1.1 Comparer le travail reçu avec le devis d'estimation et compléter l’information contenue dans le sac de production.
1.2 Obtenir l’accord du client et préparer le dossier pour la composition.
1.3 Vérifier la conformité du matériel fourni par le client.
1.4 Aviser le client des techniques alternatives de production.
1.5 Vérifier, soumettre et faire signer les épreuves par le client.
1.6 Communiquer tout changement de prix ou d’échéance au client et lui faire signer les feuilles d’ajout ou de modification.
1.7 Maintenir un suivi quotidien des dossiers (s’assurer que les coûts, la qualité,la quantité et l’échéancier soient respectés).
1.8 Retourner au client le matériel, le cas échéant.
1.9 Identifier les opportunités de vendre des services additionnels au client.

2 Coordonner le travail au sein des divers services.
2.1 Préparer le dossier d’impression (indiquer les spécifications du travail).
2.2 Transmettre le fichier électronique au prépresse pour la préparation des films.
2.3 Préparer le dossier pour le service de pelliculage.
2.4 S’assurer qu’une épreuve soit produite et l’acheminer au service de révision,et le cas échéant, au client.

3 S’assurer que le produit corresponde aux attentes du client et aux normes de qualité en vigueur dans l'entreprise.
3.1 Communiquer le profil et les attentes du client au service de production.
3.2 Aviser le client par écrit de toute non conformité au devis technique accepté et l’aviser des frais et/ou délais supplémentaires, le cas échéant.Toujours obtenir l’approbation écrite préalable du client.
3.3 En cours de production, consigner par écrit et obtenir l’autorisation écrite du client pour toute modification et/ou frais additionnels en découlant.

3.4 s’informer auprès du client et du représentant de leur niveau de satisfaction et de l’amélioration souhaitée.
3.5 s’assurer de la satisfaction des clients et prendre note des suggestions.
3.6 gérer les plaintes des clients et assurer le suivi.
3.7 transmettre des suggestions ou des conseils techniques au client et au représentant pour améliorer la productivité et la qualité des produits offerts.

4 adhérer à la formation continue.
4.1 être à l’affût des nouveaux développements au sein de son entreprise et chez les compétiteurs (machinerie, matériaux).
4.2 demander la formation utile à son travail et évaluer la formation reçue.

5 respecter les politiques de santé et de sécurité de l'entreprise.
5.1 se conformer aux règles de santé et de sécurité.
5.2 rapporter à son supérieur toute situation et/ou condition de travail jugées dangereuses.
5.3 respecter les politiques de l’entreprise concernant la confidentialité, les vols et le vandalisme.

les compétences

savoir
• connaître les techniques de résolution de problèmes.
• connaître les éléments nécessaires à une estimation adéquate des coûts.
• connaître les principaux logiciels de bureau.
• connaître les divers procédés spécifiques d’impression.
• connaître les principes d’imposition.

• connaître l’ensemble du processus de production graphique.
• connaître les produits et leurs particularités.
• connaître les normes de qualité en fonction du produit et du client.
• connaître les nouvelles technologies, les équipements et les matières premières utilisés.

savoir-faire
• savoir travailler en équipe.
• avoir le sens de la planification et de l'organisation.
• évaluer adéquatement le temps de réalisation d’un travail.
• cultiver sa capacité d’analyse (raisonnement).

• utiliser l’expertise de ses spécialistes dans le processus de prise de décision.
• savoir prendre des décisions et résoudre des problèmes.
• exercer son leadership.

• Développer une vision globale de la chaîne graphique.
• Développer une synergie avec les services des ventes, d’estimation et de production.
• Chercher constamment à se renouveler.
• Réagir rapidement et efficacement aux changements constants et aux délais très courts de production.

• Innover et remettre en question constamment les façons de faire.
• Développer des liens de confiance avec la clientèle et les services.
• Savoir convaincre et négocier.
• Comprendre, écrire et parler les langues utilisées dans la conduite des affaires.

Savoir-être
• ?tre responsable.
• ?tre disposé au travail d’équipe.
• Faire preuve d'initiative.
• ?tre en mesure de supporter le stress et la pression (maîtrise de soi).
• Savoir communiquer adéquatement.
• Savoir motiver.
• ?tre ouvert à la critique.
• ?tre sociable, ouvert aux autres.

• ?tre diplomate, avoir du tact.
• ?tre à l’écoute des besoins des clients internes et externes.
• Posséder une capacité d'accueil supérieure à la moyenne.
• ?tre ouvert aux changements.
• ?tre créatif, curieux, dynamique.
• Avoir le souci du détail.
• ?tre précis, ordonné, méthodique.

Aptitudes
• Pensée logique.
• Flexibilité.
• Discrimination des couleurs.
• Facilité d’apprentissage.
• Jugement.