Sur les Post-it virtuels affichés à l’écran de votre smartphone, vos missions de la semaine s’accumulent : lundi, préparer avant 13 heures une présentation PowerPoint sur les objectifs commerciaux de votre service ; mardi, revoir une présentation client ; d’ici à jeudi midi, finaliser les entretiens annuels avec deux collaborateurs ; lancer un appel d’offres pour la mise en place du CRM au plus tard mercredi. Sans oublier de vous libérer jeudi entre 16 et 17 heures pour assister au conseil de classe de votre fille aînée ; et puis enfin acheter un sac de croquettes pour le chat, quand vous aurez le temps. Devant ce méli-mélo organisationnel, l’angoisse vous étreint ? Pas de panique : de nouveaux outils vous permettent de reprendre en toute sérénité la main sur votre emploi du temps.
En utilisant le «cloud» (l’hébergement de données sur des serveurs accessibles à distance), ces «to-do lists» perfectionnées permettent de synchroniser l’état de vos tâches sur votre ordinateur, votre téléphone mobile ou votre tablette, transformant votre vieille liste de courses en un véritable
outil de gestion de projet. Le tout agrémenté, bien sûr, d’interfaces bien plus plaisantes. «Une tâche n’est pas motivante en soi, c’est sa réalisation qui apporte une gratification, explique Stéphane Roger, coach et créateur du blog Trouver sa place. Du coup, le format d’une application de to-do list, dans ce qu’elle a de motivant ou de ludique, importe presque autant que ses fonctionnalités.» L’App Store et le Google Play Store proposent de nombreuses applications vouées à améliorer la productivité personnelle et les échanges avec son équipe. Leur grand mérite ? Leurs prix sont plus abordables que ceux des logiciels équivalents de grands éditeurs, Salesforce par exemple. Quand elles ne sont pas tout bonnement gratuites.
Todoist : ce “task manager”
synchronise tous vos outils
Un gestionnaire de tâches idéal doit pouvoir englober tout votre environnement de travail : téléphone mobile, navigateur Web, messagerie… C’est le cas du logiciel gratuit Todoist ( www.todoist.com , en anglais seulement). Disponible comme application sur iPhone et sur Android, il s’installe aussi comme extension sur votre navigateur Chrome ou Firefox, où il apparaît comme une icône dans la barre supérieure, permettant d’accéder et de modifier d’un clic votre liste de tâches. La version Android est également accessible dans le menu déroulant de vos Google Apps. A noter : sous Windows ou sous iOS, Todoist s’ouvre d’un simple raccourci clavier. Les utilisateurs d’Outlook et de Mozilla Thunderbird pourront, de leur côté, le consulter en «transparence», ce qui s’avère pratique. La saisie des tâches est astucieuse et permet de gagner un temps précieux. Les fonctions rappel sont assez élaborées pour vous permettre d’entrer une date butoir ou une «deadline» d’un seul clic : «everyday» pour un rappel quotidien ou «every monday @7AM» pour une notification tôt le lundi matin. L’application est gratuite.
Astrid : change en tâches vos documents, e-mails et appels
«Quelle que soit l’application utilisée, il faut éviter l’empilement de tâches, qui est le principal risque avec les to-do lists, met en garde Miguel Membrado, fondateur de Kimind, cabinet spécialisé dans la conduite du changement dans l’univers 2.0. Un bon gestionnaire de tâches doit en effet offrir une souplesse qui permette de sortir
du système des dates butoirs pour adapter le flux au rythme de travail réel.» Avec Astrid ( www.astrid.com ), par exemple, vous pouvez créer et gérer des tâches en temps réel sur différents supports. Si vous utilisez la messagerie Gmail, votre liste apparaîtra en bas de l’écran, à la manière d’une fenêtre de chat ou de Google Tasks.
Consultez un mail, et un bouton «Remember me», frappé d’une petite pieuvre rose, prendra place dans la barre Gmail pour faire de cet e-mail un élément de votre to-do list. Vous pouvez même générer des tâches en envoyant un e-mail à une adresse fournie par l’application. Sur votre mobile, l’application Astrid apparaît aussi en fenêtre «pop-up» après un appel téléphonique manqué pour vous proposer de rappeler immédiatement votre correspondant ou de programmer l’appel pour plus tard. La version de base est gratuite, les prix varient ensuite selon que le mobile tourne sous iOS (Apple) ou Android.
Azendoo : pour partager vos listes avec vos collaborateurs
«Dans l’entreprise, on exige de plus en plus que les compétences et les missions soient mises en commun à tout moment», note Vincent Dicecca, associé du cabinet de conseil CSP Formation. Pour gérer des tâches opérationnelles en équipe, la start-up française Azendoo offre une plateforme collaborative assez intéressante ( www.azendoo.com ). Compatible avec iPhone et Android, ce logiciel propose deux interfaces : un gestionnaire de tâches et un espace d’échange. Le gestionnaire de tâches se présente sous forme d’un tableau de Post-it. Tapez une tâche dans la barre, et elle apparaît comme un nouvel élément, que vous positionnez comme vous le souhaitez en fonction de la priorité ou de la date butoir. L’espace de partage se présente, lui, sous la forme d’un «mur» similaire à celui popularisé par Facebook, et permet d’échanger comme sur un réseau social, en commentant et en suivant les notes ou les tâches de chacun.
Pour s’adapter encore mieux
au travail en équipe, Azendoo se connecte aux Google Apps (mail, agenda…) et à d’autres applications très utilisées en mode partage, comme le service de prise de notes Evernote ou au logiciel de stockage de fichiers Dropbox. Gratuit jusqu’à cinq collaborateurs, ce service propose une formule à 4 euros par utilisateur et par mois dans un espace unique, et une autre à 8 euros pour un nombre d’espaces de travail illimité. Toutes les formules donnent accès à une assistance en ligne, au cas où vous n’arriveriez pas à maîtriser ces outils du premier coup. On ne sait jamais.
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