Word et la numérisation de documents

La suite Office ne se limite pas aux logiciels que tout le monde connaît (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Il y a aussi des applications plus spécifiques, plutôt dédiées au monde de l’entreprise : Access pour les bases de données, Publisher pour la PAO, Project pour la gestion de projets ou encore Visio pour la modélisation. Outre ces programmes, la suite intègre de nombreux utilitaires dont la bibliothèque d'images, le gestionnaire de classement et retouche photo et le moins connu Microsoft Office Document Imaging. En fait, celui-ci est constitué de deux éléments : Microsoft Office Document Scanning et Microsoft Office Document Imaging. Le premier est dédié à la numérisation de documents et le second à la reconnaissance de caractères.

Vers le « zéro papier »...

Bien que de nombreux logiciels de GED (Gestion ?lectronique de Documents) permettent en entreprise de se passer progressivement du papier, force est de constater qu'à la maison nos placards et bureaux croulent sous le poids des attestations, factures et autres formulaires officiels. Parmi ces documents, il y en a certains que vous pourriez peut-être numériser pour gagner un peu de place. L’utilitaire Microsoft Office Document Scanning vous le permet. Qui plus est, il intègre un module OCR (Optical Character Récognition) qui vous permettra de reprendre d'anciens documents « papier » directement sous Word pour modification..

Le composant de numérisation

Le composant de numérisation d'Office Document vous permet de numériser des documents et de les rendre disponibles sur votre ordinateur en utilisant l'un des scanners disponibles sur votre PC. Ce module intègre des préréglages de numérisation pour le contrôle de votre scanner en y appliquant des paramètres optimisés pour des opérations spécifiques. Par exemple, le préréglage de numérisation Noir et blanc convient parfaitement pour numériser des pages de texte pour la reconnaissance optique de caractères, alors que le préréglage Couleur est plus approprié pour numériser des images en couleurs ou des dessins au trait. La reconnaissance optique est exécutée automatiquement sur les documents de texte immédiatement après la numérisation, et permet de numériser facilement plusieurs pages dans un fichier unique. Pour lancer ce module, cliquez sur Tous les programmes/Microsoft Office/Outils Microsoft Office, puis cliquez sur Microsoft Office Document Scanning

 

ASTUCE
Les raccourcis de numérisation
L’ensemble des utilitaires Office sont accessible via le menu Démarrer/Tous les programmes/Microsoft Office/Outils Microsoft Office. N'hésitez pas à traîner l’icône de Microsoft Office Scanning directement sur votre Bureau pour disposer d’un raccourci de lancement instantané. Si vous préférez, un clic droit sur le nom du programme vous donne accès à la commande permettant de l'épingler à la barre des tâches de Windows.

Le composant d'acquisition d'images

Le composant d'acquisition d'images d’Office Document permet de consulter facilement à l'écran les documents numérisés, de réorganiser les documents composés de plusieurs pages, de sélectionner et de manipuler le texte reconnu par l'OCR, d'annoter des documents numérisés et des télécopies en ligne et d'envoyer des documents par courrier électronique ou télécopie. Pour lancer ce module, dans le menu Démarrer, pointez successivement Tous les programmes/Microsoft Office/Outils Microsoft Office, puis cliquez sur Microsoft Office Document Imaging. 0

Le choix du scanner

Au moment du lancement du module de numérisation, le bouton Scanneur donne le choix du dispositif de numérisation si vous en disposez plusieurs. Vous pouvez aussi décider d’afficher ou non la boîte de dialogue du pilote du scanneur avant numérisation.

Annotez vos documents numérisés !

Lorsque vous révisez un document Microsoft Office Document Imaging, vous pouvez utiliser des annotations pour marquer votre document. Vous pouvez ajouter du texte sous forme de note ou de commentaire, mettre en évidence du texte important, dessiner du texte ou des formes libres pour entourer d'un cercle le texte concerné ou insérer une image dans votre document à l'aide des boutons de la barre d'outils Annotations. 0 Si vous envisagez de partager le document avec des utilisateurs ne possédant pas Office Document Imaging, vous pouvez rendre les annotations permanentes dans votre document pour permettre aux autres utilisateurs de visualiser vos révisions. Lorsque vous rendez des annotâtions permanentes, le texte qui a été ajouté sous forme d'annotation sera reconnu par n'importe quel module OCR tiers.

 

A SAVOIR

Technologie : OCR
La reconnaissance optique des caractères (OCR) permet de copier le texte reconnu d'une télécopie ou d'une image numérisée au format TIFF (Tagged Image File Format) ou Microsoft Document Imaging (MDI) dans le pressepapiers, dans un document Word ou dans toute autre application acceptant du texte.

 

PRATIQUE
Numériser dans quel but ?
La numérisation vous permet de combiner des documents faits à l’ordinateur et des documents faits à la main (sur papier avec un stylo). Typiquement, il est pratique de numériser des documents d'une ou de plusieurs pages à des fins d'archivage, pour récupérer des télécopies manuscrites, ou encore remplir en ligne un formulaire simple précédemment numérisé ou télécopié. Par exemple, vous pouvez numériser un formulaire papier qui vous a été envoyé par télécopie, le remplir, y compris les cases à cocher et renvoyer le formulaire par courrier électronique. L’autre cas typique de numérisation concerne la reconnaissance optique des caractères (OCR) d'une télécopie ou de tout autre document. Une fois la reconnaissance optique des caractères effectuée, vous pouvez rechercher un texte spécifique ou copier le texte numérisé dans un autre programme (par exemple Word). Enfin, la numérisation s’avère souvent pratique pour gérer des télécopies depuis l'ordinateur.

Il est alors possible de réorganiser l'ordre des pages d'une télécopie ou de supprimer la page de garde d'une télécopie ou ajouter des pages avant de l'envoyer à d'autres correspondants par courrier électronique ou en tant que télécopie sur Internet.